· ADMINISTRACION DOCUMENTAL: se entiende por gestión documental el conjunto de normas técnicas y practicas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando los principios de racionalización y economía.
· CASILLEROS:mueble con filas de departamentos o divisiones, sin cajones ni cierres particulares, para tener clasificados documentos; por ejemplo: cartas para distintos destinarios.
· CLASIFICACION:orden lógico, que tiene por objeto situar el contenido del documento, en relación a un contexto general de categorías previstas de antemano, y registradas en un plan estrictamente jerarquizado, en cuyo caso cada noción ha de ser introducida en el, siguiendo las reglas materiales.
· CONSERVACION: guardar, mantener, hacer que dure los documentos en buen estado de manera que no se vayan a perder ni a deteriorar fácilmente.
· CRONOLOGICO: tipo de ordenación donde la unidad elegida para determinar dicho orden es la fecha o data.
· DOCUMENTACION: es el arte de coleccionar, clasificar, y hacer accesibles los documentos de todos los tipos de actividades intelectuales. Es uno de los muchos componentes de la aplicación de la ciencia de la información. La documentación concierne a la adquisición, almacenamiento, recuperación y diseminación y de información documentaria registrada principalmente en forma de informes y de publicaciones.
· DOCUMENTO:significa cualquier símbolo convencional escrito o dibujado, que puede servir para suministrar o conservar la información. su definición varía de acuerdo con la rama del saber que lo estudia. cualquier soporte de cualquier índole que contiene información de interés para una determinada materia.
· EPISTOLAR: carta misiva que se escribe a los ausentes.
· ESTRUCTURA FUNCIONAL:Es el conjunto de funciones armónica y gradualmente distribuidas en una entidad administrativa.
· EXPEDIENTE:Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto.
· FACSÍMIL: es una copia o reproducción muy precisa, casi perfecta, de un documento generalmente antiguo y de gran valor, como un libro, un manuscrito, un mapa o un dibujo a mano alzada.[
· FILATELIA:La filatelia es la afición por coleccionar y clasificar sellos, sobres y otros documentos postales.
· FLUJO:El Flujo es el estado mental de operación, en el cual la persona esta completamente inmersa en lo que está haciendo. Se caracteriza por un sentimiento de enfoque energizado, de total envolvimiento en la tarea, y de éxito en el proceso de la actividad.
· FLUJOGRAMA: EL Flujograma o Diagramade Flujo, consiste en representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos.
· FOLIACIÓN: Es la numeración de todas y cada una de las fojas que conforman el grupo documental y podrá hacerse por fondo, sección, subsección, serie o expediente, atendiendo a los requerimientos prácticos del archivo.
Los errores (muy comunes en esta tarea), pueden corregirse utilizando números “bis” o hasta “tris”, pero sólo como excepción. La foliación se hará al término de la organización, es decir, una vez que la clasificación y la ordenación sean definitivas.
Los errores (muy comunes en esta tarea), pueden corregirse utilizando números “bis” o hasta “tris”, pero sólo como excepción. La foliación se hará al término de la organización, es decir, una vez que la clasificación y la ordenación sean definitivas.
· FRANQUEADORA: Es la máquina con la cual se portea el correo de acuerdo al valor del servicio.
· FRANQUICIA: Acuerdo para utilizar el nombre, marca o sistema comercial a cambio de una compensación.
· GESTION DE DOCUMENTOS: es un programa informático utilizado para rastrear y archivar documentos electrónicos y/o imágenes de documentos de papel escaneados.
· MINUTA: El termino Minuta de Reunión viene a reemplazar el ya poco usado en el mundo empresarial de Acta de Reunión, aun cuando algunos consideran que este último término es el más apropiado.
· ORIGINAL:Que pertenece o esta relacionado con el origen o comienzo de algo; Que es nuevo, innovador; Algo que es fuente para realizar copias, imitaciones, traducciones.
· RADICACION:Procedimiento que permite el registro de los datos básicos de un documento que ingresa a la entidad bajo el cumplimiento de unas condiciones mínimas y la asignación de un número único de radicación para su identificación dentro del sistema.
· REGISTRAR:apuntar o anotar una cosa o un nombre en un registro de un libro o documento.
· PRESCRIPCION:nota o instrucción que indica la norma o el procedimiento considerados como correctos, y que deben ser considerados por el clasificador o indizador como modelos de referencia.
· PLAZO PRECAUCIONAL: Se inicia con el término e la vigencia, es pues tan concreto como el fin de esta. El término del plazo precaucional son se produce por un hecho administrativo. Los dos objetivos son de responder reclamaciones e cualquiera de las partes involucradas en el documento o su tramitación, o servir de sustento a otro documento ahora vigente.
· ARCHIVO: Se considera con tres acepciones:
1. Conjunto de documentos sea cual fuere su forma y soporte material producidos o recibidos por persona física o moral, organismo público o privado en el ejercicio de su actividad y que son conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, o bien transmitidos a una institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.
- La acumulación ordenada de documentos que se crearon en el curso de sus actividades por una institución o por un individuo, y que son preservados para la realización de sus propósitos culturales, legales o políticos para tal institución o individuo.
- Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio.
- Unidad de gestión documental.
5. Edificio o parte de un edificio donde los documentos son conservados.
· ARCHIVO DE GESTION: También llamado de oficina, contiene los documentos que según la edad de los mismos dentro del ciclo vital corresponden a la primera etapa o edad donde son denominados documentos corrientes que se corresponden con el ejercicio del valor primario o de gestión de estos.
· ARCHIVO HISTORICO: Aquel que conserva la documentación con valor permanente, que previamente ha sido valorada y transferida por el archivo de concentración. El archivo histórico puede recibir donaciones, depósitos o comprar archivos.
· ARCHIVO INTERMEDIO: Conocido como (archivo central).
En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
· LEGAJO:conjunto de hojas o documentos.
· PERFORAR:sistema para archivar documentos.
· ROTULAR:Un orden en un documento.
· MARBETE:etiqueta de un empresario.
· USURARIO:todo aquel que hace uso del archivo.
· ORDENACION:Actividad que se desarrolla dentro del proceso de organización y consiste en establecer secuencias dentro de grupos conforme a secciones o series documentales, puede ser cronológica, alfabética o numérica.
· EXPURGO:Consiste en retirar de los expedientes los documentos sin firma, contra-recibos, copias de nóminas, vales de mercancía, contraseñas de los usuarios, solicitudes de audiencia, recados telefónicos, registros de correspondencia y de llamadas telefónicas, tarjetas de presentación y cartas de recomendación, acuses de recibo, resguardos, listas de asistencia, invitaciones, felicitaciones personales y tarjetas.
· TRASFERENCIA:Procedimiento archivístico a través del cual y conforme al ciclo vital de los documentos, los expedientes o documentos de archivo son trasladados de un archivo de trámite a un archivo de concentración y, en su caso de éste a un archivo histórico, según las políticas de valoración y vigencias documentales.
· SELECCIÓN:Proceso archivístico destinado a determinar cuál será la documentación que ha de ser eliminada o conservada en un archivo histórico conforme a sus valores primarios y secundarios.
· TABLAS DE RETENCION:listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
· FONDO DOCUMENTAL: El fondo es el conjunto documental procedente de una institución o persona, conservado en el archivo de dicha institución o de una institución de archivo, es el resultado natural de la actividad que ésta realiza.
· SERIE:División de un fondo o sección, que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma función o actividad administrativa regulados por la misma norma de procedimiento, se refieren a un tema específico.
· TIPO DOCUMENTAL:Documentos producidos por una actividad que obedece a una función específica que está regulada por un procedimiento o trámite y que contiene formatos, contenidos y soportes semejantes. De acuerdo con esta definición, de cada actividad y/o función se deriva un documento. Así de la función catastral tenemos, por ejemplo, la formulación de un padrón y cédulas catastrales; de los ingresos y egresos resultarán los padrones o libros de diario, de caja, pólizas, recibos, facturas, órdenes de cobro o pago; de la averiguación de un delito, órdenes de presentación, peritajes, mandamientos, etcétera.
· SECCION DOCUMENTAL:Primeras divisiones en que se ordena un fondo, las cuales conforme al principio de procedencia y orden original, se organizan en base a la estructura orgánica o por la función de la institución u organismo.
OTROS TERMINOS DE ARCHIVO.
· SIGNATURACIÓN: Es la anotación de datos específicos, en un lugar predeterminado del documento, que facilitan la localización y control del mismo:
1. siglas del fondo
2. número de caja
3. número de expediente
4. número de documento
Las anotaciones deberán hacerse con lápiz, en el reverso de cada folio, de preferencia en el lado inferior izquierdo. La signatura se hará al término de la organización, es decir, una vez que la clasificación y la ordenación sean definitivas.
1. siglas del fondo
2. número de caja
3. número de expediente
4. número de documento
Las anotaciones deberán hacerse con lápiz, en el reverso de cada folio, de preferencia en el lado inferior izquierdo. La signatura se hará al término de la organización, es decir, una vez que la clasificación y la ordenación sean definitivas.
· SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS:Sistema integrado de archivos de los gobiernos de un país a partir de la cual se establecen relaciones de cooperación y comunicación institucional para el mejoramiento de los servicios archivísticos. Este sistema está conformado por todos los archivos.
· SOPORTE: Material físico en el que se registra la información (papel, pergamino, papiro, cintas y discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera).
· VALORACIÓN: Actividad archivística que consiste en el análisis y establecimiento de los valores primarios y secundarios de los documentos que permite establecer criterios de disposición y acciones de transferencia.
· VALOR PRIMARIO: Aquel que tiene el documento a partir de su creación o recepción. Puede tener carácter jurídico, fiscal, administrativo y contable.
· VALOR SECUNDARIO: Es aquel que adquiere el documento una vez que pierde sus valores primarios y pasa a tener utilidad histórica y social.
· VIGENCIA DOCUMENTAL: Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.
